マイナンバー

昨年 当事務所主催の「マイナンバー研修会」にご参加くださり、ありがとうございました。

研修会での内容を再確認して頂きかつサンプルをご提供するため今回マイナンバーのコーナーを設けました。

下記にダウンロード資料をご用意しました。今後の実務にお役立てください。

新着情報はこちら!

扶養控除等申告書に個人番号が省略できる!?


と巷で話題となっているので、解説します。

扶養控除等申告書は、毎年、個人番号を含むすべての記載事項を記載した上で、給与の支払者に提出する必要がありますので、前年と変更がないからといって、その記載を省略することができません。

また、平成28年1月以後に提出する扶養控除等申告書には、従業員本人、控除対象配偶者及び控除対象扶養親族等の個人番号を記載する必要がありますので、その記載内容が前年以前と異動がない場合であっても、その記載を省略することはできません。

しかしながら、給与支払者と従業員との間での合意に基づき従業員が扶養控除等申告書の余白に「個人番号については給与支払者に提出済みの個人番号と相違ない」旨を記載した上で、給与支払者において、既に提供を受けている従業員等の個人番号を確認し、確認した旨を扶養控除等申告書に表示するのであれば、扶養控除等申告書の提出時に従業員等の個人番号の記載をしなくても差し支えありません。
なお、給与支払者において保有している個人番号と個人番号の記載が省略された者に係る個人番号については、適切かつ容易に紐付けられるよう管理しておく必要があります。


(注)
1.この取扱いは、原則として税務署に提出されることなく給与支払者が保管することとされている扶養控除等申告書について、給与支払者の個人番号に係る安全管理措置への対応の負担軽減を図るために、個人番号の記載方法として認めるものであることから、個人番号以外の扶養控除等申告書に記載すべき項目については、前年と変更ない場合であっても、記載を省略することなく扶養控除等申告書に記載する必要があります。
2.「給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」旨が記載された申告書について、税務署長から提出を求められた場合には、給与支払者は扶養控除等申告書に従業員等の個人番号を付記して提出する必要があります。
3.この方法をとった場合には以下の点に留意が必要です。
(1) 給与支払者において保有している従業員等の個人番号(従業員等の個人番号に異動があった場合は異動前の個人番号を含む。)については、扶養控除等申告書の保管期間(7年)は、廃棄又は削除することができません。
(2) 保有する個人番号については、個人番号関係事務に必要がなくなったとき及び個人番号を記載すべきであった扶養控除等申告書の保存年限を経過したときには、速やかに廃棄又は削除しなければなりません(廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う等、個人番号及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断してください。)
(3) 給与所得の源泉徴収票(税務署提出用)には適切に個人番号を記載する必要があります。

個人番号カードをつくるには?

1) 申請方法(平成27年10月より通知カード到着した時点で申請可能)
 ①郵送・・・個人番号交付申請書に署名または記名・押印し、顔写真を貼り付けます。

   →交付申請書の内容に間違いがないか確認し、送付用封筒に入れて、郵便ポストに投函


 ②スマートフォン・・・スマートフォンのカメラで顔写真を撮影

  →交付申請書のQRコードから申請用WEBサイトにアクセス。
  必要事項を入力の上、顔写真のデータを添付し送信


 ③パソコン・・・デジタルカメラで顔写真を撮影し、パソコンに保存

  →交付申請用のWEBサイトにアクセス。
  画面にしたがって必要事項を入力し、顔写真を添付して送信※顔写真については、 1.サイズ(縦4.5cm×横3.  5cm)(郵送) 2.裏面に氏名、生年月日を記入してください (郵送) 3.最近6ヶ月以内に撮影 ・正面、   無帽、無背景のもの


2) 交付方法(平成28年1月以降順次市区町村より届きます)
 ①~③による申請を行った場合に、交付通知書(はがき)がご自宅に届きます。
 交付通知書(はがき)に記載された期限までに、ご本人がお越しください。
 交付場所は、交付通知書(はがき)に記載されています。

 必要な持ち物

   1.交付通知書(はがき)
   2.「通知カード」
   3.本人確認書類
   4.住民基本台帳カード(お持ちの方のみ)


 必要な持ち物をもって、交付窓口に行き本人確認をした上で、暗証番号を設定して頂くことにより、カードが   交付されます。

  ・署名用電子証明書⇒英数字6文字以上16文字以下
  ・利用者照明用電子証明書、住民基本台帳、券面事項入力補助用⇒数字4桁


 ※本人確認書類とは?

 ①住民基本台帳カード(写真付きに)限る・運転免許証・旅券・身体障害者手帳などのうち1点


 ②①をお持ちでない方は、「氏名・生年月日」又は「氏名・住所」が記載され、市区町村長が適当と認める2点   <例:健康保険証・年金手帳・社員証・学生証など>


 Q.ご本人が交付場所におこしになることが難しい場合は?
 A.やむえない理由によりご本人が交付場所にお越しできない場合に限り、代理人にカードの受け取りを委任で  きます。
  (代理交付)

 ・交付場所には上記の他に代理人の本人確認書類、代理権者の確認書類、ご本人の出頭が困難であることを証す
  る書類<例:診断書、本人の障害者手帳他>


 ※本人確認書類は、上記①を2点または、本人確認書類①②それぞれ1点ずつ、または本人確認書類②を3点(内
  写真付を1点以上)
 ※代理人の本人確認書類は、上記①を2点または本人確認書類①②それぞれ1点ずつ
 ※代理権者の確認書類は、
  (1)法定代理人の場合・・・

    戸籍謄本その他の資格を証明する書類(ただし、本籍地が市区町村の区域内である場合は不要)


  (2)その他の場合・・・

    委任状等、ご本人が代理人を指定した事実を確認できる資料
   (交付通知書(はがき)の「委任状」欄に記入することで足りる)

よくある質問

1.Q従業員にマイナンバーの提供を拒否された場合は?
 A税や社会保障の決められた書類にマイナンバーを記載することは法令で定められた義務であることを周知し、
   提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従ってください。
  また、提供を求めた経過等を記録、保存するなどすることをお勧めします。
 「マイナンバー提出の拒否の確認書※」を従業員に記載してもらい保存することも一つです。
  → 提出を拒否されないように就業規則を見直しましょう

 ①採用時の提出書類への追加
  ・個人番号カード、通知カード又は個人番号が記載された住民票の写し若しくは住民票記載事項証明書
  (個人番号カード又は通知カードについては提示の場合は原本の提示、送付の場合は写しの送付による。)
   ②服務規律への追加
      ・労働者は、「行政手続における特定の個人を識別するたの番号の利用等に関する法律」
       (平成25年5月31日法律第27号、以下「番号利用法」という。)に基づき、会社の個人番号の提供の求め及
        び本人確認に協力しなければならない。
   ③懲戒事由への追加
      ・正当な理由なく会社の業務上重要な秘密(番号利用法上の特定個人情報ファイルを含む。)を外部に漏えい
         して会社に損害を与え、又は業務の正常な運営を阻害したとき。
2.Q通知カードが紛失した場合は?
   A再交付する必要があります。
     市区町村にて再交付申請書を記載し、本人の身分証明書と手数料を用意して手続を行ってください。再交付申
     請書は、順次 各市区町村のホームページにてダウンロードが可能となります。
     会社への個人番号提出は、通知カードの他に個人番号を付した住民票記載事項証明書でも可能です。ただし、
     個人番号を付した住民票記載事項証明書を発行を受ける際は、個人番号を付してもらう窓口へ伝えてください。
3.Qマイナンバー提供の制限で気を付ける点とは?
   A番号法第19条に限定的に定められた場合を除いて、マイナンバーを他人に提供することができません。たとえ          ば、グループ会社間で従業員が異動するので、マイナンバーを会社間で異動させようとする場合は、「提供」に      該当し、この提供の制限を受けることになり、マイナンバーを会社間で受け渡すことはできませんので、ご注意      ください。なお、同一法人内でのマイナンバーの移動は「提供」ではなく「利用」に該当します。

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